In attesa delle nuove disposizioni attuative del D.Lgs. n. 90/2017, Banca d’Italia ha deliberato in data 23 gennaio 2018 una nota avente ad oggetto le procedure di adeguata verifica rafforzata sulle Persone Politicamente Esposte, indicate con l’acronimo inglese di PEPs—Politically Exposed Persons, vale a dire, in via generale, coloro che ricoprono o hanno ricoperto in un recente passato cariche pubbliche (documento integrale).

In seguito alle criticità emerse durante alcune ispezioni condotte nel primo semestre del 2017,  Banca d’Italia ha predisposto un documento contenente una serie di “buone prassi” ed esempi concreti in materia di PEPs al fine di migliorare l’efficacia e l’efficienza della gestione del rischio di riciclaggio e con l’occasione invita gli intermediari a rivedere le proprie politiche e le procedure.

Il documento invita alla predisposizione di una politica di gestione dei rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo che individui tra le ipotesi rilevanti di alto rischio i PEPs, definisca i principi generali di gestione dei rischi associati a tale categoria e fissi i tempi e i modi di rendicontazione sull’esposizione dell’intermediario a questa tipologia di rischi.

Adottata la policy, è necessario individuare le PEPs. In merito, la Banca d’Italia invita ad utilizzare i database commerciali per lo screening di tali soggetti come punto di partenza dell’analisi da arricchire con ulteriori approfondimenti.

L’attività di verifica deve essere condotta attraverso l’utilizzo di tutte le informazioni disponibili a livello aziendale ed extra-aziendale distinguendo tra la fase di accensione del rapporto (es. dati e notizie derivanti dalla conoscenza diretta del cliente e dalla sua collaborazione) e la fase di monitoraggio, nella quale può essere sfruttato il patrimonio informativo acquisito dall’azienda durante il rapporto (es. informazioni derivanti da istruttorie, questionari MiFID).

Relativamente alla classificazione del rischio di riciclaggio, è prassi generalizzata attribuire un profilo di rischio “alto” alle PEPs coerentemente con i principi di sana e prudente gestione. Per quanto riguarda, invece, quei soggetti che non ricadono nella categoria delle PEPs, ma risultano comunque collegati ad essa (es. co-titolari di conti, delegati, ecc…), è necessario valutare la propagazione della classificazione di rischio “alto” anche a questi ultimi.

Al fine di svolgere efficacemente l’adeguata verifica rafforzata delle PEPs, oltre a ripartire chiaramente i ruoli delle funzioni coinvolte, per esempio tramite schemi comportamentali e esemplificazioni operative, è necessario raccogliere informazioni esaustive sull’origine dei fondi impiegati nel rapporto, nonché effettuare il monitoraggio nel continuo e il rinnovo dell’adeguata verifica, almeno con frequenza annuale, nell’ottica di valutare la storia del rapporto al fine di verificare la permanenza o la modifica di alcune informazioni.

Infine, nella gestione della procedura di adeguata verifica delle PEPs gioca un ruolo fondamentale il sistema dei controlli interni. Oltre ai controlli della Funzione di Internal Audit e della Funzione antiriciclaggio, la quale quest’ultima deve andare oltre al mero riscontro dell’iter procedurale vagliando la capacità valutativa della rete, è importante valorizzare le attività di verifica dei controlli di primo livello, i quali, essendo prossimi ai diretti responsabili, possono intercettare tempestivamente e correggere le prassi scorrette.