In data 25 marzo 2020, Banca d’Italia ha pubblicato le “Disposizioni per la conservazione e la messa a disposizione dei documenti, dei dati e delle informazioni per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo”, adottate con Provvedimento del 24 marzo 2020. (documento integrale)

Le suddette disposizioni sono l’esito di una consultazione avviata il 31 luglio 2018, il cui Resoconto è stato pubblicato dalla Banca d’Italia (documento integrale).

Nello specifico i destinatari a cui si rivolgono sono le banche, SIM, SGR, SICAF, SICAV, IF 106 TUB, le società fiduciarie, IP, IMEL e le succursali italiane di intermediari bancari e finanziari aventi sede in altro paese comunitario o terzo.

Le disposizioni danno attuazione, in linea con la normativa europea, all’articolo 34, comma 3, del Decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, come modificato dal Decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 90, di recepimento della quarta Direttiva Antiriciclaggio e, da ultimo, dal Decreto legislativo 4 ottobre 2019, n. 125. In coerenza con il precedente regime, il Decreto Antiriciclaggio ha previsto degli obblighi di conservazione dei dati, dei documenti e delle informazioni a fini antiriciclaggio in parte analoghi, per quanto concerne il contenuto, a quelli disciplinati dalle previgenti norme di legge. Tuttavia, mentre in passato gli intermediari erano tenuti a registrare i dati in un archivio  dedicato, il c.d. Archivio Unico Informatico, dopo le ultime novità legislative quest’ultimo non è più obbligatorio. Il Provvedimento prevede infatti che gli intermediari possano utilizzare sistemi di conservazione informatizzati, quali sistemi contabili, anagrafici e gestionali già in uso, seguendo tuttavia le specifiche tecniche e gli standard  forniti dalle nuove disposizioni. L’alternativa consiste nell’avvalersi di archivi standardizzati, conformi agli standard forniti dalle medesime disposizioni, fra cui è incluso il già citato Archivio Unico Informatico. Il Provvedimento non apporta invece rilevanti modifiche per quanto concerne la struttura fisica dell’archivio e gli standard informatici già in uso. Al fine di contenere i costi per gli intermediari, le disposizioni consentono delle esenzioni dall’obbligo di comunicazione tramite i formati standard dei dati relativi ad operazioni e/o rapporti di minore rilevanza, come nel caso di clientela a basso rischio o di operazioni di importo inferiore ai 5.000 euro. Una rilevante novità è rappresentata dall’introduzione dell’obbligo di conservazione della documentazione di tutte le operazioni effettuate a prescindere dal loro importo. Nel precedente regime infatti l’obbligo di registrazione in AUI sussisteva per le sole operazioni di importo pari o superiore a 15.000 euro. Si sottolinea che l’esenzione vale ai soli fini della comunicazione dei dati alla Banca d’Italia e alla UIF.

Le disposizioni sono corredate da quattro allegati che forniscono gli standard tramite cui estrarre i dati, le causali analitiche con cui codificare le operazioni e infine la codifica della tipologia della clientela. In questo ambito, le disposizioni mirano in particolare a garantire alla Banca d’Italia e alla UIF l’accessibilità ai dati e alle informazioni necessari per consentire lo svolgimento delle analisi e dei controlli previsti dal Decreto in tema di prevenzione e contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.

Infine si ricorda che gli intermediari devono adeguarsi alle nuove disposizioni entro il 31 dicembre 2020.