Gli intermediari sempre più spesso affidano a soggetti terzi specializzati lo svolgimento delle attività non core, come quelle amministrativo-contabili, per concentrare le proprie risorse nell’attività principale di business.

I servizi connessi alla contabilità generale, al bilancio di esercizio, al back office, alle segnalazione di vigilanza, all’antiriciclaggio (AUI e SARA), agli adempimenti con l’Agenzia delle Entrate, alle paghe e stipendi, sono alcune delle attività che vengono affidate a specifici centri di servizi ed elaborazioni dati.

Tali funzioni, per quanto non core, rientrano pur sempre nel novero delle funzioni operative importanti ed essenziali, che l’intermediario deve governare anche se sono affidate in outsourcing.

Pertanto appare di particolare rilievo la predisposizione dell’accordo contrattuale, che deve in primis essere conforme alle previsioni regolamentari di Banca d’Italia in materia di esternalizzazione, ma anche prevedere alcuni accorgimenti dettati dalle attuali buone prassi di mercato.

Al contratto per la prestazione dei servizi amministrativo-contabili devono essere allegati i documenti che descrivono il service level agreement (SLA), le misure di sicurezza informatica e di continuità operativa, nonché i Key Performance Indicator (KPIs) della prestazione dei servizi.

Tali indicatori concordati dalle parti per la valutazione del livello generale dei servizi resi dall’outsourcer possono prevedere una penale da applicare nel caso in cui il livello di servizio non sia conforme ed adeguato ai tempi e modi stabiliti e concordati.

Nella definizione dei KPIs dei servizi amministrativo-contabile vanno tenuti in considerazione, a titolo esemplificativo, gli episodi di interruzione del servizio, i ritardi o gli errori nello svolgimento dei singoli task imputabili per colpa all’outsourcer.

Ogni indicatore KPIs potrà assumere più parametri/valori di riferimento, ai quali collegare un giudizio e l’eventuale importo economico della penale.